Новый модуль: Доска Канбан

В сентябре мы выпускаем новый модуль: «Доска Канбан». Мы подготовили двуязычную версию и планируем распространять модуль в том числе зарубежным пользователям SugarCRM / SuiteCRM.

Нет смысла подробно расписывать, что такое Канбан: в сети много разной информации. В двух же словах "Канбан" – это организация процесса производства, позволяющая своевременно получать результат. Доска Канбан – это способ визуализации этого процесса производства.

Способ визуализации заключается в следующем: берется доска, на доске рисуются колонки для каждого этапа процесса, внутрь колонок помещаются карточки, каждая карточка символизирует Единицу, которая идет по процессу. Перемещая карточки из колонки в колонку можно визуально отслеживать, какая Единица на каком этапе сейчас находится, и делать организационные выводы.

Канбан изначально был внедрен на заводе Тойота в начале 60-х годов. Со временем этот способ стали подхватывать и другие организации, в том числе и не в промышленных отраслях. Особенно Канбан полюбился разработчикам программного обеспечения. А сейчас мы, разработчики ПО, "учим" весь остальной мир, как правильно управлять проектами, продавать продукты, бесперебойно обеспечивать поставки и пр.

Почему мы решили сделать этот модуль для SugarCRM / SuiteCRM:

1. Во-первых, одна из главных наших задача, как бы это заезжено не звучало, сделать работу сотрудников в CRM максимально простой и удобной. А Доска Канбан - это отличный способ, как можно сделать работу сотрудников и их начальников проще и удобнее.
2. Во-вторых, мы сами используем Канбан Доски для части задач и понимаем, насколько удобный это инструмент. Но оговорюсь: используем Канбан Доски далеко не во всех процессах.

При реализации модуля мы обращали внимание, как аналогичные функции реализованы в западных популярных системах: в частности в Pipedrive и Trello.

Типы Досок

С самого начала разработки этого модуля мы заложили ему максимальную универсальность. Мы вообще боимся делать универсальные вещи – это сложнее и в разработке, и в использовании. Но в этом модуле пока удается без потерь сделать решение, которые можно использовать в самых разных процессах.

Типовые доски:

1. Доска ведения продаж: работает с модулем Сделки.
2. Доска для обработки новых заявок/запросов: доска работает с предварительными контактами. Применяется, когда заявка проходит несколько этапов, прежде чем она будет классифицирована (прежде чем она будет преобразована в сделку или будет отклонена).
3. Доска для ведения клиентов. Доска работает с модулем Контрагенты. Удобно применять, когда процесс продажи ведется в карточке Контрагента (а не сделки), в частности, в тех случаях, когда компания занимается продажей одного единственного товара/услуги.
4. Доска поддержки: обработка рекламаций от клиентов. Доска работает с модулем Обращения, удобно применять тогда, когда процесс обработки обращения состоит из 3-4 или более этапов.
5. Ведение проектов. Доска работает с модулем проекты.

Нужен ли модуль вам?

Наш новый модуль вам не нужен, если:

1. У вас нет типового набора шагов в работе (типового процесса): ни при обработке заявки, ни при работе с клиентами, ни при ведении продажи, ни при обработке обращений клиентов, ни при выполнении проектной работы.
2. У вас есть типовые процессы, но все они состоят из двух шагов. Например, у вас есть только два состояния заявки: Новая заявка и Обработанная заявка, а промежуточных шагов нет (например, таких как: "заявка в процессе обработки", "готовится предложение" и пр.)
3. У вас есть типовые процессы и они состоят из более чем двух шагов, но вы одновременно работает менее, чем с 5 объектами. В этом случае наш модуль также вам плохой помощник: ведь вы и так помните, на какой из стадий каждый из ваших пяти объектов находится. При этом также будет неудобно работать и в том случае, если вы одновременно работаете более чем с 50 карточками на одной доске.

Функции модуля

1. Drag-and-drop с изменением статуса объекта: при помощи перетягивания мышкой карточки из колонки в колонку меняется этап работы с объектом CRM. Перетягивать мышкой куда удобнее, чем изменение поля через страницу редактирования карточки.
2. Цветовая индикация состояния карточки в правой части карточки означает текущее состояние дел по запланированным действиям
   • Зеленый цвет означает, что с карточкой все ок: нет ни одной просроченной задачи, при этом есть запланированные на будущее действия.
   • Желтый означает, что надо обратить внимание на эту карточку, т.к. на текущий момент по этой карточке нет ни одного запланированного события (впрочем, просроченных задач также нет)
   • Красным цветом карточка подсвечивается, если просрочена хотя бы одна из запланированных задач.

3. Настройка Канбана – эта наша гордость, т.к. у пользователя есть полная свобода в настройках Доски:
   • Для формирования доски можно использовать любой из существующих в CRM модулей
   • Для формирования колонок можно использовать любое поле с типом «Выпадающий список»
   • Только выбранные значения из выпадающего списка будут использованы для построения колонок.
   • Есть возможность среди элементов выбранного Выпадающего списка указать конечные стадии процесса. Эти выбранные элементы не будут отображаться в виде колонок, а будут появляться внизу экрана, когда пользователь будет перетаскивать карточку. Перемещение карточки в конечные элементы означает окончание работы с карточкой (например, "Сделка закрыта с успехом" или "Сделка отменена")
   • Пользователь сам может определить, какая информация по объекту CRM ему будет отображаться в Теме и в Содержимом карточки. И в теме, и в содержимом пользователь сможем выбрать какие угодно поля (можно выбирать несколько полей)
   • Администратор CRM может настраивать Доски для всех пользователей. Но каждый пользователь сможет индивидуально под себе перестроить нужную ему доску или создать новую.

4. При помощи клика на карточку открывается окошко поверх доски, внутри этого окошка можно отредактировать любое поле объекта.
5. При двойном щелчке по заголовку колонки система предлагает создание новой карточки для текущей стадии

6. У карточек есть контекстное меню, которое позволяет:
   • Не уходя с доски, планировать новые задачи/звонки/встречи
   • Отображать запланированные задачи
   • Показывать историю выполненных задач
   • Переходить на страницу просмотра объекта с отображением всех деталей объекта и субпанелей

7. Меню сверху позволяет в один клик перейти на страницу списка текущего модуля, переключаться на другую Доску или войти в настройки текущей Доски.

Наши планы по развитию

Нам кажется, что наш новый модуль будет полезен многим компаниям, и мы будем стараться его делать максимально удобным и функциональным. В следующей версии у нас запланировано добавление следующих функций:

1. Агрегирующие функции (суммы, максимальные/минимальные, средние значения). Самый банальный пример, зачем эти функции понадобятся - это отображение суммы по всем сделкам, находящихся на каждом из этапов продаж.
2. Фильтрация: сейчас отображаются все карточки, подходящие под настройки Доски. А хочется иметь возможность отображаемые карточки фильтровать по различным параметрам. Например, увидеть на доске проекты только с высоким приоритетом.
3. Более полная интеграция с модулем бизнес процессы: уже сейчас при работе по бизнес процессу карточка на Доске будет автоматически передвигаться с этапа на этап, при этом инициатор изменений – бизнес процесс. Мы планируем сделать поддержку и обратного взаимодействия: перемещение карточки на доске будет толкать бизнес процесс на переход на следующий шаг.

PS

Если у вас в компании есть многоэтапные процессы, не ленитесь, попробуйте поработать с Доской Канбан. Доска даст и наглядность в текущей ситуации в целом, и напомнит о необходимых действиях по каждой карточки индивидуально, и позволит быстро запланировать новое действия или вовремя подключиться к новой работе (это искренний совет от человека, который даже свой отпуск планирует при помощи Доски Канбан).